情報管理

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強力な情報管理システムは、企業が訴訟費用を軽減するために最も効果的な予防措置であると同時に、最も見落とされている分野でもあります。日本の法制度における正式なディスカバリ・プロセスの欠如は、米国の法的手続きのリスクと費用に対し一部の日本企業を比類なく脆弱なままにしています。弊社の情報管理サービスは、重要な資料を合法的かつ防御可能な方法で保存する一方、将来の訴訟のリスクと費用を最小限に抑えるように設計された、データガバナンス統制の構築を支援いたします。
 

ただし米国の訴訟で収集、レビュー、プロデュースされる情報の大半は、最終結果を決定づけるものではありません。多くの日本企業が直面する問題は、上記の通り、訴訟に技術的には関連しても最終的には重要ではない大量の資料を処理し、レビューする必要があることです。より強力な情報管理の実践によって排除することができたはずの資料を処理、レビュー、プロデュースすることにより、多額の資金とリソースが浪費されるのです。また、過剰な法的費用に加えて余分なデータは訴訟相手方に追加のクレームを行う機会を提供し、当事者が和解に対して訴訟を起こすコストを考慮しなければならず和解の規模に影響を与える可能性があります。これらの問題はすべて情報管理に対する実践的な対応により軽減が可能となりますが、重要なことに訴訟が発生する前に実行しなければなりません。米国の法律は、訴訟が始まり法的なホールドが行われると関連するすべての書類の削除を防止するからです。
 

強力な情報ガバナンスシステムの主要な要素は以下となります。
 

• 情報管理チームの発足:

• 情報とリスク管理(IT、法律、コンプライアンスなど)を統治する選抜グループを編成
  　

• 適用される法律の包括的な分析:
  保存された情報に適用されるすべての連邦法・州法・地方法・規制法、保存要件の存在、およびリスクの高い訴訟領域の時効を決定
   

• 関連データの評価:
  生成される情報の種類 (電子メール、ハードコピー、スプレッドシート、インボイスなど)、保存されている場所、既存のストレージ、転送、および破棄のプラクティスを特定
   

• ガバナンス・ポリシーの起草:　
  明確な目的を持つ情報ガバナンス・ポリシーの策定を支援し、適用される法律やリスクに関する考慮事項に基づき各カテゴリーの情報の保全・削除スケジュールを作成。定期的なリビジョン計画とモニタリングの対策を考案
   

• メンテナンスとモニタリング:
  すべての関係者および部門に定期的に削除スケジュールを警告、破壊対策をモニタリング、ガバナンス・ポリシーの全社的なコンプライアンスに関する報告を実施

弊社は、多種多様な日本企業のディスカバリ活動を支援する中でコストや露出の増加につながるデータの種類、および紛争の結果に影響を与える情報の種類に関し独自の洞察力を学びました。弊社は強力な管理システムの設計と実装を通じ、将来の訴訟のあらゆる種類の法的費用を大幅に削減するサポートを可能とします。